В последние годы российское законодательство демонстрирует чёткую тенденцию к усилению контроля за обработкой персональных данных, включая значительное ужесточение административной ответственности за их несанкционированное использование. Тем не менее, в обществе продолжаются активные споры о правомерности действий отдельных сотрудников — в частности, частных охранников — при работе с документами, содержащими персональную информацию.
Один из наиболее обсуждаемых вопросов касается законности требования охранника (например, дежурящего на входе в учебное заведение или на территорию предприятия) предъявить паспорт для внесения данных в журнал учёта посетителей.
Согласно действующему законодательству, частный охранник вправе запрашивать у посетителей и персонала только те документы, которые подтверждают право доступа на охраняемый объект. Таким образом, возможность требовать паспорт напрямую зависит от содержания локальных нормативных актов организации — в первую очередь, Правил соблюдения внутриобъектового и пропускного режима.
Если в этих правилах паспорт РФ прямо указан как документ, подтверждающий право входа/выхода, то требование охранника считается обоснованным. Однако если доступ на территорию регулируется иными документами — например, постоянным пропуском, служебным удостоверением или электронной картой — то запрос паспорта становится избыточным и может расцениваться как необоснованное сбор персональных данных, что противоречит требованиям Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».